Elektronischer Rechnungsaustausch – Vereinfachung durch ZugFeRD Standard

Pixabay space-shuttle-11089_1280 WikiimagesIn Deutschland werden ca. 32 Milliarden Rechnungen auf Papier gedruckt und postalisch versendet. Elektronischer Rechnungsaustausch? Fehlanzeige – der Anteil elektronische Rechnungen liegt noch immer unter 10%.

Der Rechnungsempfänger erfasst die Rechnungsdaten dann häufig manuell erneut.

Die Digitalisierung von Papierrechnung per Scan bzw. deren intelligente Auswertung per OCR ist eine gute Lösung zur Vermeidung des Doppelerfassungsaufwandes. Anbieter wie die DATEV e.G. haben die Texterkennung und intelligente Auswertung von Rechnungsdaten bereits sehr gut umgesetzt (Unternehmen online).

Die Einführung eines Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch verspricht weitere Effizienzvorteile.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat kürzlich den ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen vorgestellt.

Hierbei werden für jede Rechnung sowohl ein Rechnungsbild als auch strukturierte Rechnungsdaten (XML-Datei) generiert, die beide in einer PDF/A-3-Datei gespeichert sind. Diese Kombination ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten und bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: Die hinterlegten Informationen fließen automatisch und vollständig in die Buchführung ein.

Fehleranfällige Doppelerfassungsarbeiten und Kontierungsarbeiten gehören dann der Vergangenheit an.

Die DATEV e.G. hat den ZUGFeRD-Standard mitentwickelt und bereits implementiert.

Ob und wie schnell sich der neue Standard durchsetzt, kann nicht vorhergesagt werden.

Für die Übergangszeit stellt die Softwarelösung CCup eine clevere Lösung an, die den elektronischen Datenaustausch deutlich vereinfacht und das ZUGFeRD-Konzept schon heute umsetzt.  Nähere Informationen erhalten Sie bei uns.

Übrigens: die Abkürung „ZUGFeRD“ steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“ Das Forum elektronische Rechnung Deutschland wurde unter dem Dach des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie gegründet. Mitglieder sind das Bundesfinanzministerium, branchenübergreifende Verbände, Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkammern sowie die DATEV e.G.

Bild: Pixabay space-shuttle-11089_1280 Wikiimages

Neuregelung für Online-Dienstleistungen an Privatkunden

Online-Dienstleistungen an Privatkunden in der EU – ab dem 01.01.2015 gelten neue Regelungen (Richtlinie 2008/8 EG).
In Deutschland wurde diese Richtlinie versteckt im StAnpG Kroatien umgesetzt.

Betroffen sind insbesondere folgende Leistungen (siehe UStR 3a Nr. 12):

  1. Bereitstellung von Websites, Webhosting, Fernwartung von Programmen
  2. Bereitstellung von Software und deren Aktualisierung.
  3. Bereitstellung von Bildern, wie z.B. die Gewährung des Zugangs zu oder das Herunterladen von Desktop-Gestaltungen oder von Fotos, Bildern und Bildschirmschonern;
  4. Bereitstellung von Texten und Informationen (z.B. E-Books und Online-Zeitschriften, Online-Nachrichten, Online-Verkehrsinformationen und Online-Wetterberichte, Online-Informationen, die automatisch anhand spezifischer vom Leistungsempfänger eingegebener Daten etwa aus dem Rechts- und Finanzbereich generiert werden (z.B. regelmäßig aktualisierte Börsendaten), Werbung in elektronischen Netzen und Bereitstellung von Werbeplätzen (z.B. Bannerwerbung auf Websites und Webpages);
  5. Bereitstellung von Datenbanken, wie z.B. die Benutzung von Suchmaschinen und Internetverzeichnissen;
  6. Bereitstellung von Musik
  7. Bereitstellung von Filmen und Spielen, einschließlich Glücksspielen und Lotterien.
  8. Bereitstellung von Sendungen und Veranstaltungen aus den Bereichen Politik, Kultur, Kunst, Sport, Wissenschaft und Unterhaltung (Web-Rundfunk)
  9. Erbringung von Fernunterrichtsleistungen (virtuelle Klassenzimmer)
  10. Online-Versteigerungen (z.B. Online-Marktplatz, Online-Einkaufsportal);
  11. Internet Service-Pakete, die mehr als nur die Gewährung des Zugangs zum Internet ermöglichen und weitere Elemente umfassen (z.B. Nachrichten, Wetterbericht, Reiseinformationen, Spielforen, Web-Hosting, Zugang zu Chatlines usw.).

Bisher waren diese Leistungen in dem EU-Land steuerpflichtig, in dem das Unternehmen ansässig ist.
Zukünftig liegt der Ort der Leistung umsatzsteuerlich dort, wo der Privatkunde wohnt.

Dies würde nun eine hohen bürokratischen Aufwand bedeuten: deutsche Unternehmer müssten sich in jedem einzelnen Mitgliedstaat für Umsatzsteuerzwecke registrieren lassen und dort Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen.

Dies soll durch die Einführung des sogenannten „Mini-One-Stop-Shops“ verhindert werden.
Der Mini-One-Stop-Shop (MOSS oder MISS) ermöglicht es dem Unternehmen, die oben genannten Umsätze freiwillig in dem EU-Staat zu erklären, in dem es ansässig ist.
In diesem Fall sind zusätzlich zur deutschen Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassenden Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern vierteljährliche Erklärungen zu übermitteln.

Wichtig: die Neuregelung hat in jedem Fall betriebswirtschaftliche Folgen: Bei der Preiskalkulation müssen ab 2015 die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten berücksichtigt werden. Eine Fehleinschätzung bei der Kalkulation kann sich höchst unerfreulich auf das Ergebnis auswirken.

Die Herausforderung liegt darin, die IT-Systeme rechtzeitig umzustellen. Der Umstellungszeitraum bis zum 01.01.2015 ist knapp bemessen.

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Unter einer elektronischen Rechnung ist eine Rechnung zu verstehen, die per Email, ggf. mit (pdf-)Anhang, per PC-Fax oder Web-Download übermittelt wird.

Schon seit Mitte 2011 sind elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich wie Papierrechnungen zu behandeln.

Die Finanzverwaltung stellt allerdings besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen:

  • Elektronische Signatur
    In der Praxis unüblich, alternativ:
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
    Dieses soll die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten.
    Das geforderte Kontrollverfahren sollte in jedem professionell geführten Unternehmen bereits eingerichtet sein:
    Im Kern ist abzugleichen, ob die Rechnung mit der Bestellung, dem Auftrag oder dem Vertrag und ggf. dem Lieferschein übereinstimmt. (Liefermenge, Preis, Rechnungsausssteller, Bankverbindung ok?)
  • Elektronische Aufbewahrung
    Für elektronische Rechnungen gelten die allgemeinen gesetzlichen Aufwahrungsfristen (10 Jahre)
    Elektronische Rechnungen müssen nach Aufassung der Finanzverwaltung im Originalformat, also als Datei archiviert werden, d.h. ein Papierausdruck ist unzulässig.

 

Ohne großen IT-Pflegeaufwand sind die Anforderungen an die Aufbewahrungsvorschriften durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen zu erfüllen.
Ein Beispiel hierfür ist die Cloud-Software „Unternehmen online“ der DATEV e.G.  Hier können beliebige Dateitypen revisionssicher archiviert und direkt in der Finanzbuchhaltung verknüpft und weiterverarbeitet werden.

Quellen: UStR 14.4  / BMF, 18.4.2011, IV D 2 – S 7287-a/10004 / BMF, 2.7.2012, IV D 2 – S 7287 – a/09/10004 :003